Jest to popularny i prosty sposób zabezpieczenia należności czynszowych. Kaucję wpłaca najemca na rzecz wynajmującemu najczęściej przy zawarciu umowy najmu.

Przepisy nie regulują wysokości kaucji z wyjątkiem lokali mieszkalnych.

Kaucja w takim przypadku nie może przekraczać dwunastokrotności czynszu za dany lokal.

W przypadku umów najmu lokali mieszkalnych potrącenia z kaucji możliwe są dopiero po zakończeniu umowy (wyjątkiem jest umowa najmu instytucjonalnego).

W przypadku lokali użytkowych zależy to od treści samej umowy.

Bardzo często kaucja jest „naruszana” podczas trwania umowy w przypadku zaistnienia opóźnień w płatnościach najemcy.

Jest kilka kwestii, które w przypadku kaucji należy poruszyć.

1. Waloryzacja

Kaucje w lokalach mieszkalnych są waloryzowane w oparciu o przepisy prawa i tym samym w umowie nie jest dopuszczalne dodawanie zapisów o waloryzacji  (chyba, że byłyby korzystniejsze dla najemcy).

Przy lokalach użytkowych kwestie waloryzacji kaucji muszą być uwzględnione w samej umowie.

Jeżeli z umowy nie wynika waloryzacja kaucji, wówczas na koniec umowy zwracana jest należność nominalna.

Nie muszę tłumaczyć, że po np. 10 latach umowy najmu wartość ta może być znacznie niższa z uwagi na inflację.

2. Mechanizm zaspokajania należności z kaucji

W lokalach mieszkalnych w zasadzie kaucja jest rozliczana na koniec umowy, tym samym wynajmujący nie może dokonać potrącenia należności przez jej rozwiązaniem.

Inaczej wygląda sytuacja, w przypadku najmu instytucjonalnego oraz lokali użytkowych.

Tutaj – celem uniknięcia nieporozumień – warto zawrzeć stosowne zapisy w umowie.

Najczęściej spotyka się zapisy umożliwiające potrącania należności czynszowych lub innych z kaucji podczas trwania umowy (w przypadku braku regulowania przez najemcę należności) i wiążący się z tym obowiązek uzupełnienia kaucji.

Brak uzupełnienia kaucji często jest uznawany za naruszenie umowy mogące skutkować jej wypowiedzeniem przez wynajmującego.

3. Termin zwrotu kaucji

W przypadku umów najmu mieszkań jest to jeden miesiąc od opróżnienia lokalu co wynika bezpośrednio z przepisów .

Odnośnie lokali użytkowych brak jest jakichkolwiek przepisów w tym zakresie więc można tą kwestię dowolnie kształtować poprzez zapisy umowne. Spotykałem się już w umowach komercyjnych z terminami bardzo odległymi do zwrotu (np. sześć miesięcy od zakończenia umowy najmu).

Często w takich umowach jednocześnie kaucja nie było oprocentowana.

Tym samym tego typu zabezpieczenie zmieniało się w darmowy kredyt kupiecki dla Wynajmującego.

Jeśli termin nie jest ustalony wówczas zwrot kaucji powinien nastąpić najpóźniej po otrzymaniu przez wynajmującego wezwania do zapłaty.